Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Erol Mutlu
Zollernweg 26
73760 Ostfildern
Allemagne
E-mail : wuauw@arcor.de
Téléphone : 01520 8832971

2. Champ d’application

La présente politique de confidentialité s’applique au site web rootmio.com, à l’espace membres protégé ainsi que – après leur activation – à l’application rootmio et aux fonctions cloud associées.

Certaines fonctionnalités sont encore en développement. Tant qu’une fonctionnalité n’est pas active, les traitements de données prévus pour celle-ci ne prennent effet qu’à sa mise à disposition effective.

3. Hébergement, exploitation du serveur et données techniques de journalisation

rootmio est actuellement hébergé chez STRATO. Lors de la consultation du site web, des données de connexion et de serveur techniquement nécessaires peuvent être traitées, notamment l’adresse IP, la date et l’heure de l’accès, la ressource demandée, des informations sur le navigateur ou l’appareil et des données techniques d’état.

Hébergeur : STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Allemagne.

Le traitement est effectué pour la mise à disposition, la stabilité, l’analyse des erreurs et la sécurité du service. Dans la mesure où STRATO traite des données personnelles pour notre compte, un contrat de sous-traitance conforme aux exigences légales est mis en place.

4. Compte utilisateur, inscription et connexion

Pour un compte rootmio, les données suivantes sont notamment traitées :

• Adresse e-mail
• Hachage du mot de passe ; les mots de passe ne sont pas enregistrés en clair
• Nom affiché facultatif
• Identifiant technique d’utilisateur interne et public
• Statut du compte et de la confirmation
• Dates de création et de modification

Ces données sont nécessaires pour créer le compte, gérer l’accès et fournir les fonctions protégées.

5. Confirmation de l’e-mail et réinitialisation du mot de passe

Pour la confirmation des e-mails et la réinitialisation d’un mot de passe, rootmio utilise des jetons de sécurité à usage unique et à durée limitée. La base de données ne contient pas le jeton en clair figurant dans le lien, mais un hachage cryptographique.

Les liens de confirmation sont actuellement prévus pour 24 heures, les liens de réinitialisation d’un mot de passe pour 1 heure. Lorsqu’un nouveau lien est généré, les anciens liens peuvent être invalidés.

6. Protection contre les abus et les accès non autorisés

Afin de protéger les comptes et l’infrastructure, des données techniques de sécurité sont traitées. Il peut s’agir notamment :

• d’identifiants d’e-mail hachés ou pseudonymisés
• d’identifiants IP dérivés de manière cryptographique
• du type de tentative, p. ex. connexion ou inscription
• du succès ou de l’échec
• de la date et de l’heure de la tentative

Ces données sont utilisées exclusivement à des fins de sécurité, de prévention des abus et de limitation du nombre de tentatives.

7. Cookies et sessions

rootmio utilise actuellement uniquement des cookies de session techniquement nécessaires pour la connexion, la gestion des sessions et les fonctions de sécurité. Cela inclut notamment la protection contre les requêtes de formulaire falsifiées.

Aucun cookie d’analyse, de publicité ou de marketing n’est actuellement utilisé. Aucun suivi publicitaire ou des utilisateurs n’a lieu actuellement.

8. Paramètres du profil et du compte

Les paramètres personnels du compte pourront à l’avenir être gérés dans l’espace membres. Seules les données de compte fournies par l’utilisateur ou techniquement nécessaires sont traitées. La visibilité et les autorisations sont, dans la mesure prévue, enregistrées séparément des données de base proprement dites.

9. Arbres généalogiques, familles et données personnelles

rootmio est destiné à la gestion de données familiales et généalogiques. Selon l’utilisation, les données suivantes peuvent notamment être enregistrées :

• Prénom et nom, nom de naissance
• Date de naissance et précision de la date
• Sexe, s’il est indiqué
• Lieu de naissance et lieu de résidence au niveau de la ville ou du pays
• Indication vivant/décédé
• Liens parents-enfants
• Relations de couple et de mariage
• Appartenance à un arbre généalogique ou à un espace familial
• Autorisations de visibilité et de recherche

Les personnes vivantes sont protégées par défaut. Les données ne deviennent pas publiques du seul fait qu’elles sont enregistrées dans un arbre généalogique.

Données concernant des personnes sans compte rootmio

Dans le cadre d’un arbre généalogique, les utilisateurs peuvent également saisir des informations sur des proches ou d’autres personnes qui ne possèdent pas de compte rootmio. Ces données ne peuvent être traitées que dans le respect des exigences légales et des droits des personnes concernées. À cet effet, rootmio fournit des règles graduées de visibilité et d’autorisation, ou prévoit de les mettre en œuvre de manière contraignante avant le lancement.

10. Synchronisation avec l’application et le cloud

Une fois la synchronisation activée, les données de familles, de personnes, de relations et de paramètres enregistrées localement dans l’application, et plus tard également les données multimédias, pourront être synchronisées avec le compte rootmio et le cloud.

La synchronisation sert à rendre les données disponibles entre l’application et le site web et à les mettre à jour sur tous les appareils. Les conflits et les modifications hors ligne doivent être traités techniquement de manière à ce que les données ne soient pas écrasées involontairement.

11. Images, vidéos et autres médias

Une fois les fonctions correspondantes activées, les utilisateurs peuvent enregistrer des photos de profil, des photos de famille, des vidéos et d’autres médias. Outre le fichier lui-même, des métadonnées techniques peuvent être traitées, p. ex. le type et la taille du fichier, l’attribution à une personne ou à un compte utilisateur et la visibilité.

Les médias doivent être stockés séparément de la base de données relationnelle, dans un espace de stockage prévu à cet effet. Le prestataire de stockage concret sera indiqué dans la présente politique avant le lancement.

12. Droits d’accès, visibilité et autorisations

rootmio distingue les contenus privés, partagés, consultables par recherche et, le cas échéant, publics. Selon la fonction, des droits d’accès peuvent être définis pour des arbres généalogiques, des espaces familiaux ou des personnes individuelles.

Les coordonnées privées telles que le numéro de téléphone, l’adresse postale ou l’adresse e-mail ne sont pas publiées ni transmises automatiquement à d’autres utilisateurs.

13. Espace amis et recherche volontaire d’amis

Les utilisateurs doivent pouvoir enregistrer et retrouver volontairement d’anciens amis et connaissances. Pour une fonction de recherche, seuls les critères de recherche prévus à cet effet sont utilisés. La participation à la recherche d’amis est volontaire et doit pouvoir être contrôlée par une autorisation expresse.

Les correspondances possibles sont d’abord traitées uniquement comme des suggestions. Aucune divulgation automatique de coordonnées privées n’a lieu.

14. Photos de profil dans les suggestions de correspondance

Pour d’éventuelles correspondances d’amis, une photo de profil de la personne trouvée peut être affichée de manière facultative, mais uniquement si cette personne a expressément autorisé l’affichage de sa photo de profil pour ce type de suggestions.

La photo de profil sert exclusivement à la confirmation visuelle ou à la levée de doutes. Elle ne divulgue pas automatiquement d’autres données privées.

15. Demandes de contact et autorisation de contact

Si, après une correspondance possible, un utilisateur souhaite obtenir des coordonnées telles que le numéro de téléphone, l’adresse e-mail ou l’adresse postale, la personne concernée et les règles d’autorisation prévues doivent d’abord l’autoriser.

Ce n’est qu’après le consentement correspondant que sont transmises les coordonnées qui ont été expressément autorisées.

16. Correspondance d’arbres généalogiques et liens familiaux

rootmio peut rechercher, sur une base volontaire, des correspondances possibles entre des personnes ou des branches familiales. Aucune fusion ni reprise n’a lieu automatiquement.

Les correspondances possibles sont traitées comme des suggestions. Les identités, les liens familiaux et les reprises de données ne prennent effet qu’après les confirmations et les contrôles d’autorisation prévus.

17. Fusion, reprise et informations familiales communes

En cas de liens confirmés, des branches familiales ou des informations individuelles peuvent être partagées ou reprises entre utilisateurs. Les autorisations, rôles et droits correspondants sont alors documentés.

Lors de la suppression d’un compte, les données partagées d’autres utilisateurs ne doivent pas être supprimées par erreur. Pour ces cas, une logique distincte de suppression, de transfert ou d’anonymisation sera mise en œuvre avant le lancement.

18. Pages commémoratives / cimetière numérique

rootmio prévoit des profils commémoratifs pour les personnes décédées. Selon l’utilisation, il est possible d’y enregistrer le nom, les dates de vie, des textes biographiques, des histoires, des images, des vidéos et d’autres contenus de mémoire.

Pour chaque page commémorative, la visibilité, les droits d’accès et, le cas échéant, les paramètres de publication sont pris en compte. Les contenus se rapportant à des personnes vivantes restent en outre soumis aux droits de celles-ci en matière de protection des données.

19. Utilisation gratuite, adhésion et droits aux prestations

rootmio distingue les fonctions gratuites et une adhésion payante prévue. À cette fin, seront notamment enregistrés à l’avenir le statut d’adhésion, la durée, les droits d’utilisation et, le cas échéant, les prestations supplémentaires réservées.

La résiliation, la suspension ou la fin d’une adhésion met fin aux droits payants ou les suspend, mais ne supprime pas automatiquement le compte utilisateur. En principe, la connexion au compte reste possible afin que les utilisateurs puissent gérer les paramètres de leur compte, exporter leurs données, réactiver l’adhésion ou supprimer leur compte.

20. Paiements et prestataires de services de paiement

Aucune fonction de paiement n’est actuellement active. Avant l’activation d’adhésions payantes ou de paiements uniques, la présente politique de confidentialité sera complétée par le prestataire de services de paiement effectivement utilisé, les données de paiement et de transaction traitées, les destinataires, les bases juridiques et les durées de conservation.

rootmio ne doit pas enregistrer lui-même des données bancaires ou de carte complètes lorsque ces données sont traitées par un prestataire de services de paiement spécialisé.

21. Notifications par e-mail

rootmio envoie des e-mails transactionnels dans la mesure où cela est nécessaire aux fonctions de compte et de sécurité, notamment pour la confirmation de l’e-mail et la réinitialisation du mot de passe. Plus tard, des notifications relatives à la sécurité, liées au compte ou expressément souhaitées par l’utilisateur pourront s’y ajouter.

Des newsletters publicitaires ou des e-mails marketing ne seront introduits que si les conditions requises sont remplies et que les informations correspondantes ont été ajoutées.

22. Multilinguisme

rootmio est conçu pour être multilingue. La langue choisie ou le paramètre de langue peut être enregistré dans le compte ou sur l’appareil concerné afin que les contenus puissent être affichés dans la langue souhaitée.

23. Destinataires et sous-traitants

Seuls les organismes qui en ont besoin pour la finalité concernée reçoivent des données personnelles. Il peut notamment s’agir de prestataires d’hébergement, d’e-mail, de stockage, de sauvegarde et, à l’avenir, de paiement, dans la mesure où ils sont effectivement utilisés.

Les prestataires externes sont intégrés, si nécessaire, au moyen de contrats de sous-traitance ou d’autres instruments de protection des données prévus par la loi.

24. Transferts vers des pays tiers

Si des prestataires situés en dehors de l’Espace économique européen sont utilisés ultérieurement, les informations et mécanismes de protection nécessaires seront ajoutés à la présente politique de confidentialité avant leur utilisation.

25. Durées de conservation

Les données personnelles ne sont en principe conservées que tant que cela est nécessaire à la finalité concernée ou que des obligations légales de conservation existent.

• Jetons de confirmation d’e-mail : en principe jusqu’à leur utilisation ou leur expiration, actuellement 24 heures au maximum
• Jetons de réinitialisation du mot de passe : en principe jusqu’à leur utilisation ou leur expiration, actuellement 1 heure au maximum
• Données de sécurité et de limitation des tentatives : uniquement pendant la période de sécurité nécessaire
• Compte utilisateur et données associées : en principe jusqu’à la suppression du compte, sauf motifs légaux ou légitimes de conservation divergents
• Données contractuelles, de facturation et de paiement : après l’activation des paiements, conformément aux obligations légales de conservation applicables

26. Comptes inactifs

Pour l’exploitation ultérieure, il est prévu de marquer pour suppression les comptes restés 12 mois sans adhésion active et sans activité pertinente. Environ 30 jours avant la suppression prévue, un e-mail d’avertissement indiquant la date de suppression envisagée doit être envoyé.

Une adhésion en cours et payée est considérée comme une utilisation active du compte, indépendamment de la dernière connexion ; dans ce cas, le compte n’est pas supprimé pour inactivité.

Si une adhésion prend fin, si un paiement est suspendu ou échoue, la connexion reste possible. Les fonctions payantes peuvent être suspendues, mais l’utilisateur peut continuer à gérer son compte, réactiver son adhésion, exporter ses données ou supprimer lui-même son compte.

Si l’utilisateur se reconnecte pendant le délai d’avertissement de 30 jours, reprend son adhésion ou utilise le compte d’une autre manière pertinente, la suppression automatique est annulée. Les données devant être conservées en vertu de la loi sont exclues de ce nettoyage des comptes.

27. Suppression du compte

Les utilisateurs peuvent supprimer leur compte depuis l’espace de compte protégé. Par mesure de sécurité, rootmio exige une nouvelle confirmation de la suppression et peut en outre demander le mot de passe actuel.

Pour les comptes comportant des informations familiales partagées, des données contractuelles existantes ou d’autres enregistrements dépendants, il est vérifié avant la suppression définitive quelles données doivent être supprimées, anonymisées, transférées ou conservées pour des raisons légales.

28. Export et portabilité des données

Avant le lancement public, une fonction ou une procédure sera mise à disposition pour exporter ses propres données de compte et – dans la mesure où cela est prévu techniquement et juridiquement – ses propres données familiales et généalogiques.

29. Sauvegardes et restauration

Des sauvegardes techniques peuvent être créées afin de prévenir la perte de données. Les sauvegardes servent exclusivement à la restauration après des incidents techniques, des pertes de données ou des incidents de sécurité et ne sont pas utilisées comme archive de production parallèle.

Les cycles de sauvegarde concrets, les durées de conservation et, le cas échéant, le prestataire utilisé à cet effet seront définis avant le lancement et la présente politique sera complétée en conséquence.

30. Bases juridiques

Selon le traitement, rootmio s’appuie notamment sur les bases juridiques suivantes :

• Art. 6, paragraphe 1, point b) du RGPD pour la création et la gestion d’un compte utilisateur ou d’une adhésion ainsi que pour la fourniture des fonctions demandées
• Art. 6, paragraphe 1, point c) du RGPD, dans la mesure où des obligations légales exigent un traitement ou une conservation
• Art. 6, paragraphe 1, point f) du RGPD pour les mesures nécessaires de sécurité, de prévention des abus, de stabilité et de prévention de la fraude, pour autant que les intérêts prépondérants de la personne concernée ne s’y opposent pas
• Art. 6, paragraphe 1, point a) du RGPD, dans la mesure où une fonction repose expressément sur un consentement, par exemple la possibilité volontaire d’être trouvé par une recherche, certaines autorisations de photo de profil ou des autorisations de contact volontaires

31. Droits des personnes concernées

Dans le cadre des conditions légales, les personnes concernées disposent notamment du droit :

• d’accès
• de rectification
• d’effacement
• à la limitation du traitement
• à la portabilité des données
• d’opposition à certains traitements
• de retirer un consentement avec effet pour l’avenir

Les demandes peuvent être adressées à wuauw@arcor.de.

32. Droit d’introduire une réclamation

Les personnes concernées ont le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données.

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Heilbronner Straße 35
70191 Stuttgart
E-mail : poststelle@lfdi.bwl.de

33. Sécurité des données

rootmio met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles, ou prévoit de les mettre en œuvre de manière contraignante avant le lancement, afin de protéger les données personnelles contre la perte, l’accès non autorisé, la modification et la divulgation. Il s’agit notamment de connexions chiffrées, du hachage des mots de passe, de la protection des sessions et contre le CSRF, de contrôles d’accès, de limitations du nombre de tentatives et de fichiers de configuration privés séparés.

34. Modifications de la présente politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité sera adaptée lorsque de nouvelles fonctions seront activées, que des prestataires changeront, que des prestataires de paiement ou de stockage seront ajoutés ou que les traitements légaux ou effectifs seront modifiés.

Version : 18 octobre 2026 · Version de développement et provisoire. À vérifier définitivement sur les plans juridique et factuel avant le lancement public.